پنج مشكل بزرگ در برنامه‌ريزي يك مراسم تشریفاتی

برگزاري يك مراسم (جشن، سخنراني ) راه بسيار خوبي براي آشنايي با آدم‌هاي جديد، معرفي كسب‌وكار خود و تفريح‌كردن است. اما اگر سازمان‌دهنده اين رخداد شما باشيد، ممكن است به دردسر بيفتيد. آيا در اين رخداد تحت نظارت شما كسي سخنراني خواهد كرد؟ آيا آدم‌ها حوصله‌شان سر نخواهد رفت؟
برگزاري يك مراسم (جشن، سخنراني و …) راه بسيار خوبي براي آشنايي با آدم‌هاي جديد، معرفي كسب‌وكار خود و تفريح‌كردن است. اما اگر سازمان‌دهنده اين رخداد شما باشيد، ممكن است به دردسر بيفتيد. آيا در اين رخداد تحت نظارت شما كسي سخنراني خواهد كرد؟ آيا آدم‌ها حوصله‌شان سر نخواهد رفت؟ در اين مقاله عليه مشكلات هراس‌انگير ممكن، چند ايده مطرح مي‌كنم تا بتوانيد مراسمي مفرح و خوب براي خودتان و ميهمانانتان برگزار كنيد. 1) هيچ‌كس نخواهد آمد. كليد مقابله با اين هراس، تبليغ رخداد مورد نظر خود در فروشگاه (اگر داريد)، وبسايت، وبلاگ و شبكه‌هاي اجتماعي است. رسانه‌هاي محلي عموما بخشي را به رخدادهاي محلي اختصاص مي‌دهند و مي‌توانيد از اين قسمت استفاده كنيد. برنامه‌هاي تبليغاتي با استفاده از ايميل‌ها را فراموش نكنيد. با استفاده از ايميل مي‌توانيد جزئيات مراسم مورد نظر را منتشر كنيد، اخبار به‌روز مربوط به آن و هر تغيير ممكني را خبررساني كنيد، هشدارهاي تبليغاتي بدهيد («تنها 150 صندلي خالي باقي مانده است؛ بشتابيد!») و… . اگر از ايميل استفاده مي‌كنيد، بايد ايميل‌هاي يادآوري فراواني نيز بزنيد. 2) آدم‌ها با يكديگر رابطه برقرار نمي‌كنند. اگرچه برچسب‌هاي رخداد شما خيلي هم مفرح نيستند، اما چنين رخدادهايي مي‌توانند براي رابطه‌ برقرار كردن آدم‌ها با يكديگر مفيد واقع شوند. براي ايجاد اين ارتباط بايد اطلاعات بيشتري در اختيار آدم‌ها قرار دهيد. همچنين شيريني، نوشيدني و صندلي در نواحي مختلف سالن مراسم خويش قرار دهيد تا آدم‌ها در طول فضا راه بروند و با يكديگر در محل اين ميزها برخورد كنند و احتمالا ارتباط برقرار كنند. 3) آدم‌ها يا خيلي زود مي‌آيند يا اصلا محل را ترك نمي‌كند. كليد يك رخداد موفق سازماندهي خوب آن است. همه‌چيز بايد از پيش معلوم و مقرر باشد؛ حتي پيش از آنكه «ميهمانان زودتر از موعد» سر برسند. اگر همه چيز طبق برنامه باشد، آن وقت همه مي‌دانند چه زماني بايد محل را ترك كنند. اما خيلي به آنها اصرار نكنيد كه فلان موقع بروند. بسياري از آدم‌ها چنين رفتاري را خوش ندارند. 4) مجلس‌به‌هم‌زن‌هاي ناخوانده سر مي‌رسند. ناگزير مي‌شويد از چند ميهمان ناخوانده پذيرايي كنيد. مثلا كارمندان پيشين و بدخلق، رقبايتان يا حتي همسر يا نامزد سابقتان. اگر نمي‌توانيد بيرونشان بيندازيد، به آنها بپيونديد. اول خودتان به آنها سلام كنيد و از اين منظر آنها را شگفت‌زده سازيد. در اين صورت ــ البته اميدوارم، مطمئن نيستم ــ آنها هر چه در دل دارند، به طور خصوصي با شما در ميان مي‌گذارند و آنها را به‌طور عمومي مطرح نمي‌كنند. 5) كسي به دلايلي مجلس را به هم مي‌زند. براي اينكار بايد افراد مسوول در رخداد را پيشاپيش نسبت به اتفاق‌هاي ممكن و علل مختلف آنها آگاه سازيد و از آنها بخواهيد كه در موقعيت‌هاي بحراني عكس‌العمل مناسب را نشان دهند. پس طوري براي برگزاري اين مراسم تلاش كنيد كه انگار همه‌چيز را از قبل پيش‌بيني كرده ايد و نسبت به همه‌چيز آگاهي داريد. اگر چيز غيرمنتظره‌اي رخ داد، خونسردي خودتان را حفظ كنيد. كاركنان خويش را به‌‌خوبي از روند اين رخداد آگاه سازيد و در مواقع بحراني از آنها كمك بگيريد. مطمئن باشيد كه هر چه را از دستتان برمي‌آمده است، انجام داده ايد و بقيه نيز چنين خواهند كرد.

هنوز دیدگاهی ثبت نشده.

پیام بگذارید

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد.