اصول معمول در برگزاری مهمانی ها

براي برگزاري هر ميهماني لازم است مناسبتي يافته شود و با قيد اين مناسبت در كارت دعوت، ميهمانان دعوت شوند، در ميهماني هاي عادي و شخصي اين مناسبت مي توانند سالگرد تولد، ازدواج، بازگشت از سفر و يا رويدادهاي شاد ديگر باشد و يا در ميهماني های رسمي برگزاري جشن هاي ملي و مذهبي باشد.
الف- انتخاب مناسبت براي برگزاري ميهماني براي برگزاري هر ميهماني لازم است مناسبتي يافته شود و با قيد اين مناسبت در كارت دعوت، ميهمانان دعوت شوند، در ميهماني هاي عادي و شخصي اين مناسبت مي توانند سالگرد تولد، ازدواج، بازگشت از سفر و يا رويدادهاي شاد ديگر باشد و يا در ميهماني های رسمي برگزاري جشن هاي ملي و مذهبي باشد. نكته مهم در برگزاري هر ميهماني دقت در عدم تلاقي اين مناسبت با مناسبت هاي ديگر است، در غير اين صورت ممكن است در يك روز يا شب مدعوين به طور همزمان به دو یا چند ميهماني مختلف دعوت شده باشند كه در اين صورت ناگزير خواهند بود يا يكي از دو ميهماني را انتخاب كنند و يا بمنظور رفع تكليف به هر دو ميهماني سر بزنند كه در هر دو صورت هر دو ميهماني از رونق خواهد افتاد. ب- تهيه فهرست ميهمانان قبل از برگزاري ميهماني مي بايستي فهرستي از ميهمانان را تهيه و جهت آنان كارت دعوت ارسال شود، انتخاب ميهمانان بخصوص در ضيافت هاي رسمي حائز كمال اهميت است و مي بايد جمعي را گرد هم آورد كه سنخيتي بين آنها وجود داشته باشد، بخصوص در ضيافت هاي نشسته كه مدعوين مدتي را مي بايست در ميهماني حضور داشته باشند و ناگزير از بحث و مذاكره و ايجاد ارتباط با يكديگر هستند. اين نكته بخصوص در صورت حضور مقامات رسمي و يا هيات هاي ديپلماتيك مي بايست بيشتر مورد توجه قرار گيرد. در ميهماني هاي روز ملي كه توسط نمايندگي‌ها در خارج از كشور برگزار مي‌شود اين موضوع مي‌بايست با اهميت بيشتري مد نظر باشد و اصولاً هر نمايندگي بايد فهرستي از مقامات شاخص كشور محل توقف (طبقه اليت كشور) را در اختيار داشته باشد و اين فهرست بطور مرتب روز آمد ‌گردد. پ- انتخاب نوع پذيرايي نوع پذيرايي معمولاً با توجه به مناسبت و تعداد مدعوين و محل برگزاري ميهماني انتخاب مي شود، چنانچه تعداد مدعوين محدود باشد مي توان آن را بصورت نشسته برگزار نمود و چنانچه اين گر دهم آيي داراي ويژگي رسمي و يا اداري است مي تواند در ساعات ناهار و به صورت نشسته بر پا گردد و چنانچه تعداد مدعوين زياد باشد نوع پذيرايي بايد بصورت بوفه و ايستاده برگزار گردد. يقيناً چنانچه ميهماني به افتخار رئيس كشور باشد مي‌بايست بصورت نشسته و معمولاً در شب برگزار شود، در هر حال نوع پذيرايي از قبل مي بايست مشخص و در كارت دعوت به اطلاع ميهمانان برسد. ت- انتخاب محل مناسب براي پذيرايي انتخاب محل مناسب نيز يكي از ضروريات ميهماني است و بايد متناسب با تعداد ميهمانان و نوع پذيرايي محل مربوطه را انتخاب نمود و در كارت دعوت نشاني و حتي المقدور كروكي (نقشه) محل را نيز ضميمه نمود. سفارتخانه‌ها و سركنسول گرهاي خارجي معمولاً ترجيح مي دهند در صورت در اختيار داشتن محل مناسب ميهماني هاي خود را در محل اقامت سفير يا سر كنسول برگزار نمايند كه در اينصورت در چنين محلي انتظار مي رود نمونه‌هايي از صنايع دستي را در معرض ديد قرار دهند و حتماً با غذاهاي محلي خود از مدعوين پذيرايي نمايند. در هر صورت نكته مهم اينست كه محل ميهماني مي بايست با تعداد ميهمانان تناسب داشته باشد، بنحوي كه ماموران پذيرايي بتوانند به راحتي تردد نموده و از ميهمانان پذيرايي نمايند، در درب ورودي نيز ترتيباتي اتخاذ شود كه ميهمانان مورد استقبال قرار گرفته و در صورت داشتن پالتو، باراني و يا كلاه جاي مناسبي براي نگهداري و تحويل آن در نظر گرفته شود. چنان چه محل مناسبي براي برگزاري ميهماني در اختيار ميزبان نيست، بهتر است اين ميهماني در سالن هتل‌ها و يا اماكن پذيرايي برگزار شود. ث- تهيه كارت دعوت و رعايت اصول لازم در تهيه و ارسال دعوت نامه در ميهماني‌هاي غير رسمي و دوستانه، دعوت از مدعوين مي‌تواند بوسيله تلفن و يا حضوري صورت گيرد ولي در ميهماني‌هاي رسمي، بخصوص در مواردي كه هيات هاي ديپلماتيك دعوت مي‌شوند حتما بايد دعوت نامه ارسال شود. در صورتي كه ميهماني به صورت نشسته باشد حتما در ذيل دعوت نامه عبارت R.S.V.P كه به مفهوم لطفا ‌پاسخ دهيد مي‌باشد قيد گردد، ضمن اينكه معمولاً مراتب شركت مدعوين بوسيله تلفن و سپس كارت دعوت ارسال مي‌گردد. در صورتي كه ميهماني بصورت كوكتل و يا بوفه اداره مي‌شود تنها در ذيل دعوت نامه عبارت Regret only نوشته مي‌شود كه مفهوم اين است كه در صورت عدم شركت مراتب را اطلاع دهيد معمولا در كارت دعوت اسم ميزبان و همسر وي، مناسبت ميهماني و تاريخ، ساعت و محل برگزاری ضيافت قيد مي‌گردد. نمونه كارت دعوت به زبان انگليسي و فارسي ذيلاً درج مي‌گردد. شايسته است دعوت نامه يك تا دو هفته قبل ارسال گردد و در مورد ميهماني هاي روز ملي با توجه به تعدد اينگونه ميهماني‌ها خوب است كارت دعوت يك ماه جلوتر ارسال گردد. در بسياري كشورها مي‌توان كارت دعوت را با پست ارسال نمود، ولي در بعضي از كشورها كه كار آمد بودن پست مورد ترديد است حتماً بايد كارت هاي دعوت را بوسيله فرد و يا هر ترتيباتي كه در محل معمول مي‌باشد ارسال نمود. اسم و عناوين افراد را مي‌بايستي بدرستي در روي پاكت تايپ نموده و در مورد اعضاي هيات هاي ديپلماتيك مي‌بايست از فهرست ديپلماتيك براي درست نوشتن اسامي و عناوين هيات هاي ديپلماتيك استفاده نمود. ج- تنظيم فهرست غذا فهرست غذا (منو) با توجه به فرهنگ و سنن غذايي ميزبان و با عنايت به موجود بودن مواد غذايي در طي فصول مختلف انتخاب مي‌شود. در صورتي كه ميهماني بصورت نشسته و رسمي باشد فهرست غذاهايي كه سرو مي‌شود معمولاً بر روي كارت منو (فهرست غذا) نوشته و ترتيبات سرو آن مشخص مي‌گردد و چنانچه ميهماني بصورت بوفه و ايستاده باشد معمولاً چندين نوع غذاي ملي و بين‌المللي با انواع سالاد و دسر بر روي ميزها قرار داده مي‌شود ترتيب يك ميز نشسته و ميز بوفه در بخش هاي ديگر تشريح خواهد شد. آن چه در فهرست غذا مي‌بايست لحاظ شود بخصوص در ميهماني‌هاي رسمي رعايت تنوع است تا در صورتي كه بدلايلي فردي غذاهاي دريايي یا گوشن قرمز را مطابق ميل خود نيافت بتواند از غذاهاي ديگر استفاده نمايد. و نكته مهم تر اين كه در انواع پذيرايي‌ها قبل از آمدن ميهمانان هم چيز بايد مهيا باشد و در ميهماني نشسته سرويس غذاخوري چيده شده باشد و در ميهماني بوفه كليه غذاها نيز علاوه بر سرويس غذاخوري در روي ميز قرار داده شده باشد. چ- چگونگي پذيرش، استقبال و هدايت ميهمانان چنانچه ميهماني بصورت نشسته باشد معمولاً ميزبان محلي را براي پذيرش ميهمانان در نظر مي‌گيرد و در اين محل با نوشيدني از ميهمانان پذيرايي و پس از گذشتن 30 دقيقه از شروع ميهماني، مدعوين را به اطاق غذاخوري هدايت مي‌كند. چنان چه ميهماني بصورت بوفه و ايستاده باشد نيز معمولاً محلي براي پذيرش ميهمانان در نظر گرفته مي‌شود و بوسيله نوشابه يا غذاهاي كوكتل از مدعوين پذيرايي و پس از گذشتن 30 تا 45 دقيقه از شروع ميهماني سرپوش غذاهايي كه بر روي ميز بوفه چيده شده است برداشته مي‌شود و در واقع با برداشتن سرپوش غذاها توسط ماموران پذيرايي می توان به ميز بوفه نزديك شد. در هر دو نوع پذيرايي معمولاً ميزبان به اتفاق همسر خود در درب ورودي محل برگزاري ميهماني مستقر بوده و از ميهمانان استقبال و يا آنها را بدرقه مي‌نمايد. بعضي از ميهماني‌ها بدون حضور بانوان برگزار مي‌شود كه در اينصورت مراتب در كارت دعوت قيد مي‌شود، البته بعضي از خانم‌ها به اعتبار شغل خود در ميهماني شركت مي‌كنند و بدين ترتيب ميهماني‌ها هيچگاه به ترتيب جنسيت طبقه بندي نمي‌شوند. در صورتيكه ميزبان مجرد باشد مي‌تواند فقط از آقايان دعوت كند ولي در ضيافت هاي روز ملي حضور بسياري از بانوان به اعتبار موقعيت شغلي آنها است نه جنسيت آنها. ح- نحوه خداحافظي و بدرقه ميهمانان ميزبان و در صورت مختلط بودن ميهماني، همسر وي در مقابل درب خروجي با ميهمانان خداحافظي نموده و از حضور آنها در ميهماني قدرداني مي‌كنند. مدعوين نيز از موفقيت آميز بودن ميهماني ياد نموده و متقابلاً از ميزبان و همسر وي تشكر مي‌كنند. در ميهماني رسمي مي‌بايستي ترتيباتي اتخاذ نمود كه در پايان مشخص شود چه درصدي از ميهمانان شركت نموده‌اند و چه ميزان عدم حضور خود را اطلاع داده‌اند.

هنوز دیدگاهی ثبت نشده.

پیام بگذارید

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد.